Cara Menulis Memo dalam Bahasa Inggris dan 15 Contoh Memo beserta Terjemahannya – Sobat englishiana.com, kalau sebelumnya kita telah membahas perihal contoh memo khususnya pola memo bahasa Inggris yang disertai dengan artinya, nah pada bab ini kita akan kupas tuntas perihal memo bhs Inggris mulai dari apa itu memo dalam bahasa Inggris, bagaimana cara menulis memo itu sendiri, dan pola surat memo dalam bahasa Inggris beserta artinya tentunya.
 |
| Cara Menulis Memo dalam Bahasa Inggris |
APAKAH YANG DIMAKSUD DENGAN MEMO?
Sebuah memorandum – atau sering dikenal dengan memo – ialah dokumen yang umumnya dipakai sebagai media untuk berkomunikasi internal antara rekan kerja atau antara anggota departemen tertentu. Sebuah memo dimaksudkan untuk menginformasikan kelompok orang perihal informasi tertentu, ibarat acara, kebijakan, atau sumber daya, dan mendorong mereka untuk mengambil tindakan. Kata "memorandum" berarti sesuatu yang harus diingat atau disimpan dalam pikiran.
Akan tetapi, Anda juga sanggup memakai memo secara eksternal dalam komunikasi jika, misalnya, Anda perlu berkomunikasi dengan beberapa klien pada waktu yang sama atau rekan-rekan bisnis lainnya dan dengan topik yang sama tentunya. Dalam berkomunikasi dengan memo, Anda harus memastikan bahwa Anda menulisnya dalam format yang benar: bahwa memo Anda haruslah profesional, jelas, dan sejalan dengan standar profesi Anda. Untuk itu, berikut englishiana.com sajikan panduan untuk menulis memo efektif dan gampang dimengerti.
CARA MENULIS MEMO STEP BY STEP
Memorandum umumnya terdiri dari bab heading, paragraf pembuka, bab isi, dan bab penutup. Untuk lebih jelasnya, perhatikan urutan berikut!
1. Heading
Bagian heading berisi akseptor memo, pengirim, tanggal memo dikirim, dan subjek (atau tujuan) dari memo tersebut dibuat. Di bab heading, tentukan kepada siapa Anda akan mengirim surat. Termasuk semua orang yang benar-benar perlu untuk mendapatkan informasi yang akan Anda sampaikan. Pastikan untuk mengeja nama dengan benar dan memasukkan nama lengkap dan gelar akseptor dengan benar. Baris subjek harus cukup spesifik memberikan tujuan utama dari memo ("Mandatory Employee Annual Meeting on Friday, December 4th , 2016" dibanding hanya menuliskan "Meeting"). Bagian heading umumnya terlihat secara berurutan sebagai berikut:
TO: (Nama lengkap dan jabatan dalam pekerjaan untuk perorangan atau nama kelompok tertentu)
FROM: (Nama pengirim, dan posisi jabatan dalam pekerjaan)
DATE: (Tanggal dibuat)
SUBJECT: (Tujuan memo secara singkat)
2. Opening
Paragraf pembuka atau disebut juga bab menyatakan tujuan memo. Hal ini umumnya disampaikan dengan cukup singkat / hanya dalam beberapa kalimat. Jika, misalnya, memo tersebut ditulis untuk menanggapi problem tertentu, nyatakanlah problem dengan jelas. Jika, di sisi lain, tujuan dari memo ini ialah untuk memperkenalkan kebijakan gres atau untuk memperlihatkan update proyek terbatu, maka nyatakan secara singkat dan terperinci fakta tersebut. Simpanlah rincian memo untuk bab berikutnya. Untuk memo yang lebih panjang (memo yang lebih dari sekitar satu halaman), bab pembukaan sebaiknya berisi citra singkat dari keseluruhan dokumen (Anda juga sanggup menyertakan informasi ini di bab "Summary" bab terpisah di atas paragraf pembuka; namailah bab itu sebagai “Summary.”) Memo tidak dimulai dengan salam pembuka.
3. Body
Pada bab badan (atau bab isi) pada memo, berisi informasi yang mungkin pembaca perlu tahu. Informasi yang paling penting (dan paling spesifik) harus tiba lebih dulu, diikuti oleh informasi yang kurang penting (dan lebih umum). Jangan menyertakan informasi yang tidak penting bagi pembaca, tapi buatlah sebuah kesan bahwa mereka harus tahu dan memahami keseriusan problem yang disampaikan, ibarat alasan untuk perubahan kebijakan, penelitian yang dilakukan yang membawa problem untuk Anda perhatikan, rincian perihal promosi, problem yang sanggup terjadi kalau sebuah tindakan tidak segera diambil, status proyek, dan sebagainya. Perlu diingat bahwa memo harus singkat (umumnya tidak lebih dari satu halaman).
Jika Anda telah memasukkan lampiran, ibarat gambar, grafik, daftar, atau ringkasan yang lebih rinci dari temuan penelitian, Anda mungkin harus mengidentifikasi apakah sesuai untuk dijadikan lampiran ataukah Anda sanggup menyertakannya di bab penutup.
Untuk memo yang panjang, gunakanlah heading untuk membantu biar pembaca sanggup dengan cepat memahami poin utama dari memo itu. Jika memo Anda lebih panjang dari satu halaman, sertakan pula heading pada halaman berikutnya. Penomoran dan penggunaan bulleting juga memungkinkan pembaca untuk memindai informasi dengan cepat. Namun ingatlah untuk tetap menjaga kalimat dan paragraf pendek dan ringkas.
4. Closing
Pada bab penutup, tnjukkanlah rekomendasi Anda, tindakan yang Anda ingin pembaca untuk lakukan, atau (jika tidak ada tindakan tertentu yang diperlukan) akhirilah memo dengan catatan positif. Bagian ini umumnya sangat singkat, namun terperinci perihal apa yang pembaca seharusnya lakukan. Jika memungkinkan, sertakan pula (atau mengulangi lagi) perihal manfaat yang akan pembaca terima dengan melaksanakan tindakan atau tidak melaksanakan apa yang diinstrusikan
Jika beberapa pembaca mungkin tidak memilikinya, maka Anda harus menyertakan informasi kontak Anda, ibarat pekerjaan nomor telepon atau alamat e-mail Anda.
Secara tradisional, memo tidak menyertakan garis tanda tangan. Namun praktek demikian menjadi lebih umum di masa sekarang. Dalam bebrapa versi, tanda tangan diikuti dengan nama pengirim di bawahnya. Tidak ada penutupan pernyataan ibarat Hormat atau Salam Hormat yang diharapkan pada memo.
Nah semoga ulasan perihal cara menulis memo dalam bahasa inggris dan pola memo beserta terjemahannya yang telah kami sajikan sanggup meringankan beban dan tanggung jawab teman englishiana.com di manapun berada untuk lebih banyak lagi menguasai materi berguru bahasa Inggris umumnya dan materi memo pada posting ini khususnya. Untuk melihat lebih banyak lagi contoh memo bahasa Inggris yang disertai dengan artinya, silahkan klik link tersebut. Namun kalau anda ingin lebih banyak lagi melihat pembahasan perihal functional text, silahkan klik di sini.